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Une hygiène numérique contre la surcharge administrative
Principes d'une hygiène numérique en matière de courrier électronique. Parce que les gestes barrière ne protègent pas que de la COVID.
Publié en Hygiène, Informatique, Numérique, UNIL le 9 janvier 2021 5 minute(s) de lecture
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L’avantage d’une année sabbatique, même contrariée par la COVID, est qu’elle amène à repenser la répartition de ses charges. Lorsque j’ai arrêté l’UNIL à quelques semaines du premier confinement grâce au Prix FEMS, j’ai été étonné de constater que – alors que tous mes cours s’étaient arrêtés et que je ne participais plus à aucune commission – une bonne part de ma charge de travail demeurait inchangée. Pourquoi ? Simplement parce que je continuais à relever mes mails.

Le constat d’une augmentation de la charge administrative fait l’unanimité au sein du monde académique, au point de devenir un lieu commun. Toutes les auto-évaluations de ces quinze dernières années en Faculté des lettres déplorent cette charge, sans parvenir à la diminuer.

Fort de mon année de congé, je fais désormais l’hypothèse suivante : une utilisation inadéquate des mails est à l’origine d’une partie considérable (essentielle?) de cette surcharge.

Cela ne devrait pas nous surprendre : puissant outil de diffusion de l’information, le mail s’est répandu dans le milieu professionnel (le plus souvent) sans formation ad hoc. Rapide, puissant, aisé, confondu avec d’autres moyens de communication qu’il a rendu presque obsolètes, il est également source de nombreuses nuisances s’il est mal utilisé.

Comptent au nombre des mauvais usages :

  • la confusion du mail avec une messagerie instantanée (qui conduit à l’envoi et à la réception d’un nombre important de messages dans un délai très court)
  • la confusion du mail avec du courrier postal (qui conduit à l’utilisation de trop nombreuses formules de politesses)
  • l’envoi à des destinataires multiples, notamment lorsque la personne expéditrice n’est pas tout à fait certaine du/de la destinataire idoine (ce qui conduit de nombreuses personnes à traiter ledit message en parallèle, voire de manière concurrente)
  • le report de charge (qui conduit à soumettre une demande insufisamment préparée à un·e destinataire afin d’externaliser la charge mentale ou la charge de travail associée à la tâche)
  • des réceptions/envois en tout temps, y compris en-dehors des heures/jours de travail
  • une négligence de l’abstraction propre au medium (qui, faute d’indications analogiques (ton de la voix, etc.) peut générer des incompréhensions et exiger des mails complémentaires destinés à désambiguïser la dimension “affective” du propos)
  • l’activation des notifications (qui captent l’attention à chaque message reçu et rendent constamment visible leur charge latente)

Renoncer à ces mauvais usages est essentiellement affaire de discipline et de communication. Discipline, car il s’agit de respecter quelques principes simples sans fléchir. Communication, car “ralentir” dans un environnement obsédé de réactivité n’est possible que si ces principes sont respectés, voire partagés par vos proches collègues.

Ces principes, les voici :

  • supprimer toute notification en lien avec la messagerie, y compris le nombre de mails en attente
  • ne relever ses mails qu’une fois par jour, à heure fixe
  • communiquer l’heure de relève à ses collègues (par exemple via la signature)
  • consacrer un temps limité à l’écriture de mails, temps directement accolé au temps de relève; ce temps doit être ajouté à l’agenda quotidien et communiqué en signature
  • réduire strictement les formules de politesse avec les collègues les plus proches (et leur signaler ce changement de formule)
  • privilégier le téléphone dès que le mail touche à un sujet sensible
  • ne jamais rediriger des mails mal adressés, mais inciter la source du message à écrire un message à la personne idoine, voire ignorer le message
  • considérer comme du spam (et ignorer) les messages parvenus par cc et cci qui ne vous mentionnent pas explicitement dans le corps du texte

De simples règles de bon sens bien difficiles à tenir dans un monde où la réactivité est devenue un marqueur privilégié de professionnalisme. Pourtant, à l’heure des burn-out en série, une hygiène numérique (ou gestes barrière) est indispensable.

Depuis janvier, chaque personne qui reçoit un de mes mails trouve dans ma signature un lien vers des principes d’hygiène numérique et une heure de relève de mes messages. Avec pour effet, jusqu’ici, une drastique diminution de ma charge administrative et une meilleure gestion des dossiers fondamentaux.

Parfois, le meilleur usage d’une nouvelle technologie est à chercher dans sa limitation. Quelque chose me dit que, si nous nous y mettons tous, notre charge collective diminuera drastiquement. Je suis convaincu que l’UNIL gagnerait à se doter sans tarder d’une charte en matière d’hygiène numérique et à assortir sa messagerie d’une fonction “retard”. Notre université ferait alors d’une pierre deux coups : elle diminuerait son empreinte carbone numérique, tout en libérant du temps de recherche chez sa ressource la plus précieuse, Nous.

D’ici-là, c’est à vous de jouer.

Ce billet fait partie d’une série de réflexions sur l’hygiène numérique. Vous pouvez compléter votre lecture par le billet dédié aux ajustements de ces principes et par le plaidoyer en faveur d’une politique institutionnelle en matière d’hygiène numérique.


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