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Hygiène numérique : ajustements pour le mail
Suggestions d'ajustements après deux semaines d'utilisation
Publié en Hygiène, Informatique, Numérique, UNIL le 17 janvier 2021 6 minute(s) de lecture
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Voilà deux semaines que j’ai défini divers principes d’hygiène numérique et les ai appliqués à ma correspondance mail. Les bénéfices ne manquent pas : efficacité maximisée, temps dédié au mail et charge mentale drastiquement réduits. Et, cerise sur le gâteau : pour la première fois depuis des années, une inbox vide.

Étonnant? Pas pour qui connaît la loi de Parkinson selon laquelle le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement. Le quotidien vous le prouve constamment. Souvenez-vous de la dernière fois où vous aviez une heure pour faire vos courses. Maintenant, souvenez-vous de la dernière fois où vous aviez une après-midi entière pour ce faire. Un de ces deux scénarios a laissé votre frigo vide. Inutile de vous dire lequel.

Aucun problème donc? Presque. Voici les trois (seules) difficultés rencontrées :

  1. manquer une urgence médiatique : les médias travaillent désormais à un rythme délirant; n’ouvrir son mail qu’entre 11h et midi, c’est prendre le risque de manquer une prise de contact de la RTS, pour une interview à 16h.
  2. l’heure allouée ne suffit pas : répondre à certains mails cossus exige parfois davantage de temps que l’heure quotidienne allouée. Il faut alors choisir entre rédiger en-dehors de la messagerie (et être privé·e d’informations cruciales) ou y demeurer (et s’exposer à d’autres sollicitations). Vous pouvez également être amené·e à ouvrir votre mail pour obtenir une information manquante (lieu/heure de rendez-vous, lien zoom, etc.)
  3. la charge mentale du non expédié : corollaire de la difficulté précédente, rédiger un mail en-dehors de l’heure attribuée suppose que ledit mail devra être expédié en-dehors de l’heure annoncée. Pour respecter le principe de l’envoi à une heure fixe, il va donc s’agir de le garder dans les brouillons jusqu’au lendemain. Pour certaines personnes (dont je fais partie), la non-complétion de la tache est encombrante.

La première difficulté est vite levée. Pour dévier les urgences sur un canal plus adapté comme le téléphone, il vous suffit de définir une réponse automatique qui sera envoyée une et une seule fois à chaque source d’expédition. A titre d’exemple, voici le message reçu par chaque nouvelle personne qui m’écrit :

Bonjour,

Merci de votre message.

Cette adresse mail suit les principes d’hygiène numérique.
Elle est relevée à 11h, du lundi au vendredi.
Dernière réponse quotidienne à 12h.
En cas d’urgence, merci de me joindre au xxx-xxx-xx-xx.

En somme, juste quelques lignes qui renseignent les médias pressés et diffusent cette notion d’hygiène numérique.

Les autres difficultés (débordement de l’heure allouée et charge du non expédié) sont plus délicates à lever, puisqu’elles découlent directement de l’efficacité de l’email. Boîte aux lettres perpétuelle, le courrier électronique condense et superpose cinq étapes que le courrier postal distinguait naturellement, à savoir (i) la réception, (ii) la lecture, (iii) la rédaction, (iv) l’expédition et (v) la livraison.

Si vous vous retrouvez régulièrement à devoir enfreindre vos propres règles, c’est que votre système doit être révisé. À force d’exceptions, vous finirez par renoncer à votre hygiène numérique. Il est donc important d’affiner le système pour qu’il corresponde aux exigences (légitimes) de votre activité. Deux stratégies peuvent être adoptées, selon que vous avez (ou non) besoin de votre mail en-dehors de l’heure allouée.

Réviser et/ou ajouter un créneau

Ces solutions sont à retenir si l’heure allouée vous permet de traiter intégralement les messages reçus, mais que le délai de relève est trop faible pour honorer votre cahier des charges.

Commencez par analyser vos mails reçus sur les deux dernières semaines. Si votre inbox se remplit à 13h, choisir un créneau quotidien à 11h vous donnera l’impression que le système ne marche pas. Un simple décalage à 14h ou à 15h pourrait résoudre votre problème de fréquence. Si le rythme demeure insuffisant, il est temps d’ajouter un second créneau de relève. Deux créneaux seront toujours préférables à une relève continue.

Déconnecter/reconnecter votre boîte

Cette solution est à retenir si l’heure allouée ne vous permet pas de traiter intégralement les messages reçus. C’est notamment le cas dans plusieurs fonctions administratives où l’essentiel du travail est accompli dans la boîte mail.

Dans ce cas, la meilleure stratégie consiste à bloquer la réception des nouveaux messages et à bloquer leur livraison.

Si plusieurs plugins existent pour ce faire, les infrastructures retenues par votre institution peuvent se heurter à ce type d’ajouts. Il n’est pas rare que les modules émanant de développeurs tiers soient interdits pour des raisons de sécurité. Ainsi, l’UNIL bloque l’ajout de Boomerang à Outlook. Il est bien sûr possible de recourir à des webservices (MailButler) ou à d’autres clients (Spark, Thunderbird + add-on Send Later). Séduisantes de prime abord, ces solutions supposent un apprentissage et s’accompagnent parfois d’un dangereux partage de données personnelles (Spark).

La solution la plus élégante est aussi la plus simple (merci Olivier Bianchi!) : elle consiste à déconnecter vos comptes mails sitôt l’heure allouée terminée et à ne les reconnecter que le lendemain, à l’heure dite (sur Apple mail, prenez garde à passer par le menu “Boîtes aux lettres > déconnecter tous les comptes”).

Avantage? Tant que vos boîtes seront déconnectées, vous pourrez continuer à lire, traiter, rédiger et expédier des mails (adieu charge mentale du non expédié!) sans pour autant en recevoir de nouveaux, ni en délivrer. Pour ma part, c’est ce scénario que j’ai décidé de privilégier. Cela revient, comme dans un guichet physique, à limiter les heures de disponibilité.

Ajustée de la sorte, mon hygiène numérique en matière de mail atteint les objectifs visés. Dans le prochain billet, je vous explique pourquoi ces solutions ne peuvent pas se contenter de nos seules bonnes volontés. Parfois, l’éthique individuelle gagne à devenir une morale collective.

En attendant, bons ajustements !

Mika Baumeister


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